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So wird das Homeoffice zum Leistungsbooster
Die Corona Krise hat einiges verändert, so auch den Arbeitsplatz. Mitarbeiter, die jahrelang ausschließlich im Büro gearbeitet haben, arbeiten nun im Homeoffice. In vielen Unternehmen hat das gut funktioniert und die Mitarbeiter sind sogar motivierter. Anderen Unternehmen fällt es dagegen schwer, eine erfolgreiche Remote Working Kultur zu etablieren. Selbst nach Ende der Pandemie werden wohl nicht alle Mitarbeiter vollständig ins Büro zurückkommen, daher müssen sie sich damit auseinandersetzen, wie die vorhandenen Ressourcen bestmöglich genutzt werden können. Das Arbeiten im Homeoffice vermeidet Pendelfahrten, was auch das Klima unterstützt. Darauf wird gerade in der heutigen Zeit geachtet und wenn das Unternehmen kein Homeoffice anbietet, wird es eventuell wichtige Talente verlieren.
Wie kann also die neue Remote Arbeitskultur in einem Unternehmen etabliert werden, ohne dass das Unternehmen an Effizienz und Qualität verliert? Wie kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter auch von Zuhause weiterhin aufmerksam und produktiv sind? Dazu ist ein Wandel im Unternehmen nötig, weshalb es einige Gründe gibt, warum die Umstellung manchen Unternehmen noch schwerfällt.
Grund 1, mangelnde Kommunikation und weniger Feedback
Gerade in kleineren Büros sitzt der Vorgesetzte oftmals nur ein paar Büros weiter und die erledigten Aufgaben werden direkt an ihn ausgehändigt. So bekommt der Arbeitnehmer ein direktes Feedback. Es konnte sich auch im Büro mit den Kollegen ausgetauscht werden, wenn Fragen aufgetaucht sind. Das ist vom Home Office nicht mehr möglich. Wenn der Arbeitnehmer eine Frage hat, muss er zum Telefon greifen oder eine E-Mail schreiben. Diese Zeit wird lieber genutzt, um eine Lösung für das Problem zu finden. Der Vorgesetzte nimmt sich auch oftmals nicht mehr die Zeit, ein Feedback zu geben, weil er dieses nicht direkt kommunizieren kann.
Grund 2, zunehmende Distanz zwischen den Kollegen
Im Büro wird zwischendurch ein Kaffee zusammen getrunken, die Mittagspause zusammen verbracht oder einfach ein kleiner Plausch im Büro gehalten. Einige Kollegen verstehen sich so gut, dass sie auch privat etwas zusammen unternehmen. Dazu wird eine Karte zum Geburtstag geschrieben oder ein Kuchen gebacken. All das fördert das Betriebsklima, aber fällt im Homeoffice weg. Gemeinsame Unternehmungen finden oftmals auch nicht mehr statt, da in der Familie mehr organisiert werden muss und daher keine Zeit mehr bleibt.
Grund 3, es fehlen die richtigen Technologien
Die Tools oder Programme, die einem am Arbeitsplatz zur Verfügung standen, können nicht immer 1 zu 1 auf das Homeoffice übertragen werden. Die Internetverbindung ist eventuell schlechter oder der Laptop nicht auf dem neuesten Stand. Der Arbeitgeber muss vielleicht gewisses Equipment erst einmal bestellen. Das kann gerade in der Anfangszeit zu Frustration führen.
All die zuvor genannten Gründe können dazu führen, dass eine Umstellung auf eine Remote Working Kultur nicht erfolgreich verläuft. Mit einigen Veränderungen wird diese Umstellung erfolgreich. Eine Grundvoraussetzung dafür ist, dass ein ergonomischer Arbeitsplatz eingerichtet wird, der am besten vom Privatleben abgegrenzt ist. Es ist wichtig, dass auch von Zuhause aus effektiv gearbeitet werden kann und keine ständigen Störungen durch das Privattelefon oder spielende Kinder stattfinden.
Der Aufbau einer Remote-Kultur ist dagegen ein Prozess, in dem später auch die Mitarbeiter integriert werden sollten.
Aufbau einer Infrastruktur
Wie oben aufgeführt, ist einer der Gründe, dass das Arbeiten im Homeoffice nicht erfolgreich ist, dass es den Mitarbeitern an Kommunikation und Technik fehlt. Es lassen sich nicht alle Prozesse automatisch in das heimische Büro übertragen. Der Mitarbeiter hat aber nicht nur einen Anspruch an das Unternehmen, sondern das Unternehmen hat auch den Anspruch an den Mitarbeiter, dass er strukturiert arbeitet. Verhaltensweisen, die im Büro klar waren, werden im Homeoffice auf die Probe gestellt. Dürfen zwischendurch private Gespräche geführt werden oder darf der Mitarbeiter sich nebenbei um seine Kinder kümmern? Mit einem Handbuch können klare Regeln geschaffen werden, die für jeden Mitarbeiter gelten. Das bedeutet allerdings auch, dass alle Regeln niedergeschrieben werden müssen. Ansonsten werden sie außer Acht gelassen, weil sie nicht dokumentiert sind. Das mag am Anfang länger dauern und umständlich sein, aber auf lange Sicht wird die Zusammenarbeit einfacher. Die Kommunikation kann auf das Wesentliche konzentriert werden, weil gefasste Beschlüsse nicht mehr diskutiert werden müssen.
Wenn der Arbeitsplatz im Homeoffice neu eingerichtet wird, ist es wichtig, dass die Tools übersichtlich sind. Es sollte ein einheitliches Tool für den Chat und für Videokonferenzen eingerichtet werden, damit die Mitarbeiter weiterhin problemlos miteinander kommunizieren können. Sollte ein VPN erforderlich sein, muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter Zugang darauf haben und ihnen die Nutzungsregeln klar sind.
Informelle Kommunikationsmöglichkeiten
Wie oben bereits festgestellt, ist die fehlende Kommunikation eines der Hauptprobleme. Eine gute Zusammenarbeit beruht allerdings auf sozialen Kontakten, da durch sie Vertrauen geschaffen wird. Die neue Situation erschwert es Mitarbeitern miteinander in Kontakt zu treten, da der Kontakt im Büro immer ganz natürlich war. Jetzt gibt es keine gemeinsamen Kaffee- oder Mittagspausen mehr. Für den informellen Austausch sollten die Unternehmen die Möglichkeit schaffen, sich über berufliche Themen auszutauschen. Dafür kann beispielsweise eine wöchentliche Videokonferenz einberufen werden.
Daneben sollten aber auch ein virtueller Kaffeeplausch oder Video Calls eingerichtet werden, in denen die Mitarbeiter ihren Aufgaben nachgehen, aber auch Zeit für belanglose Gespräche ist. So gelingt es besser, sich an die neue Situation zu gewöhnen.
Persönliche Kontakte
Auch wenn lediglich remote gearbeitet wird, heißt das nicht, dass alles nur noch virtuell sein muss. Unternehmen sollten bestrebt sein, dass es auch weiterhin persönliche Kontakte gibt, bei denen die Mitarbeiter von privaten Erlebnissen berichten. Die Mitarbeiter sollten diese Treffen von sich aus organisieren, aber vom Unternehmen finanziell unterstützt werden. Das fördert die persönlichen Kontakte und unterstützt neue Mitarbeiter sich zu integrieren. Diese kennen ihre Kollegen meist nur vom Telefon oder von einem Video Call. Des Weiteren können Räume angemietet werden, in denen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, zusammen zu arbeiten.
Fazit
Das Arbeiten im Home Office wird auch nach der Corona Pandemie bestehen. Die Unternehmen werden weiterhin die Infrastrukturen nutzen wollen und die Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, nicht tagtäglich pendeln zu müssen. Remote Working wird allerdings nur funktionieren, wenn alle Mitarbeiter mit der Arbeitsweise einverstanden sind, es klare Regeln gibt und nach wie vor Raum für persönliche Kontakte besteht. Wenn diese Remote Kultur von allen verinnerlicht wird, wird dies die Motivation und Produktivität fördern.
Über den Autor
Grigori Kalinski gilt im deutschsprachigen Raum als führender #Coach im Bereich des Amazon Kindle Publishings. Ungeachtet seines jungen Alters ist er seit einigen Jahren gern gesehener Gast in Talkshows und auf Seminaren. Seine Vision von einem besseren Leben führte ihn nach seinem abgebrochenen Studium auf den Amazon-Kindle-Markt. Mit geringem Aufwand konnte er bereits nach wenigen Wochen ein hohes passives Einkommen generieren. Heute gibt der Amazon-Kindle-Experte in #Online-Seminaren und Einzel-Strategie-Gesprächen anderen Menschen sein wertvollstes Wissen an die Hand.
