Aufbewahrungsfrist einer Unfallanzeige im Unternehmen

Aufbewahrungsfrist einer Unfallanzeige im Unternehmen

In den Unternehmen beginnt ein Umdenken. Die Menschen machen sich immer mehr Gedanken, warum, wo, welche Daten und vor allem auch wie lange aufbewahrt werden sollen oder müssen.

So erreichte mich, diesmal in meiner Funktion als Datenschutzberater, in dieser Woche die Anfrage: »Wie lange muss ich Unfallanzeigen aufbewahren; wie lange darf ich Unfallanzeigen maximal aufbewahren?« Stichwort Datensparsamkeit.

In Paragraph 193 SGB VII ist die Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls durch die Unternehmer geregelt. Dort findet der interessierte Leser Informationen, wann eine Anzeige erforderlich ist, eine Frist für die Anzeige, wer eine Anzeige bekommen muss, wer eine Durchschrift der Anzeige bekommt und vieles andere mehr. Eine Frist für die Aufbewahrung findet man dort jedoch nicht. Der Gesetzgeber hat hier »ausnahmsweise« mal auf eine Regelung verzichtet. 

Die Anzeige eines Versicherungsfalles durch den Unternehmer leitet ein Verwaltungsverfahren beim zuständigen Unfallversicherungsträger (»Berufsgenossenschaft«) ein. Ziel ist es, Leistungsansprüche der verunfallten Person festzustellen.

Ein Exemplar verbleibt beim Unternehmen, als Nachweis, dass er seiner Anzeigepflicht nachgekommen ist. Der Verstoß gegen die Anzeigepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Geldbuße bis zu 2.500 Euro geahndet werden.

Nun ja, auch ich habe erst einmal Kaffee gekocht (»FrenchPress«) und angefangen zu recherchieren.

Nachhaltigkeit – ein hoher Verbrauch an bestimmten Ressourcen: Kaffee und Schokolade.

Ich habe bei der DGUV, bei meiner Berufsgenossenschaft und im Kollegenkreis nachgefragt. Das Ergebnis: Ich habe sieben Menschen gefragt. Ich habe 8 Antworten erhalten – eine Person hat sich noch einmal selbst korrigiert.

Meine Empfehlung nach intensivster Recherche lautet: 1 Jahr – nach Ablauf des Tages, an dem der Versicherungsfall angezeigt wurde. Danach ist die Unfallanzeige zu vernichten. Dieses ist rechtskonform zu dokumentieren (zum Beispiel über ein Löschprotokoll).

Begründung

Die Verjährung beträgt ein Jahr – Paragraph 31 (2) Nummer 3 OWiG, Verfolgungsverjährung. Der Unternehmer muss im Zweifelsfall in dieser Zeit den Nachweis führen können, dass er die Anzeige sachlich richtig und fristgerecht erstattet hat.

Danach gibt es keinerlei »Ausreden« für eine weitere Archivierung.